Business Intelligence (BI)

Pilotez vos projets à l'aide du Business Intelligence

L’informatique décisionnelle (en anglais business intelligence) est l’informatique à l’usage des dirigeants d’entreprises. Elle désigne les moyens, les outils et les méthodes qui permettent de collecter, consolider, modéliser et restituer les données, matérielles ou immatérielles, d’une entreprise en vue d’offrir une aide à la décision et de permettre à un décideur d’avoir une vue d’ensemble de l’activité traitée.

Le reporting est l’application la plus utilisée de l’informatique décisionnelle, cela vous permet :

  • De sélectionner des données relatives à telle période, telle production, tel secteur de clientèle, etc.
  • De trier, regrouper ou répartir ces données selon les critères de leur choix
  • De réaliser divers calculs (totaux, moyennes, écarts, comparatif d’une période à l’autre…)
  • De présenter les résultats d’une manière synthétique ou détaillée, le plus souvent graphique selon leurs besoins ou les attentes des dirigeants de l’entreprise.

Les bons indicateurs sont propres à chaque secteur d’activité, chaque entreprise. Nous saurons conseiller les PME, les ETI dans la mise en place, la formation, l’utilisation au quotidien de logiciels de gestion et de reporting.

A quoi ressemble un bon tableau de bord ?

La mise en place d’un tableau de bord suppose une réflexion approfondie sur les paramètres à surveiller (appelés facteurs clés de succès) ainsi que sur les critères de performance caractéristiques de ces facteurs clés de succès. La difficulté d’élaboration du tableau de bord réside dans la sélection d’indicateurs parmi la masse des informations fournies par les systèmes comptable et de contrôle de gestion. Le tableau de bord est constitué d’indicateurs de pilotage, c’est-à-dire un ensemble d’indicateurs de suivi et de résultat.

Le choix des indicateurs est primordial : ils sont bien sûr en lien direct avec le type d’activité et les éléments importants à connaître en temps réel ou à anticiper à court terme.

Les indicateurs doivent être :

  • pertinents : répondre, au bon moment, aux besoins du responsable auquel le tableau de bord s’adresse
  • obtenus rapidement afin de mener à temps les actions correctives. On privilégie la rapidité d’obtention à la précision de l’information
  • synthétiques : l’ensemble des indicateurs doit offrir une image globale et complète de l’entreprise ou du champ d’activité du responsable
  • contingents : répondre à la situation et aux attentes du moment. Le tableau de bord n’a donc pas un contenu uniforme, ni entre les services, ni dans le temps, même s’il doit présenter une certaine stabilité afin de procéder à des comparaisons dans le temps.

Bon à savoir !

Prendre des décisions majeures ou mineures sur des faits quantifiables.

Le tableau de bord permet de mesurer la performance d’une entreprise ou d’un service dans le temps à travers des indicateurs stables. Il répond à des enjeux de gouvernance et à la stratégie à long terme de l’entreprise.

Le reporting permet de produire une analyse à l’instant T. Il répond à un besoin ponctuel, à une étude de coût, à une prise de décision à court ou moyen terme.

Ces outils sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise à court, moyen et long terme.

Sans ces outils, le manager navigue à vue! Aujourd’hui, il n’y a pas de management stratégique sans analyse de ses données à court, moyen et long terme.

Voici quelques exemples concrets :

  • Reporting RH

Permet d’analyser les écarts de salaires, de charges, les absences et plannings des équipes, analyser les effectifs (recrutement, turn over, etc.), la répartition de la masse salariale, la pyramide des âges, l’évolution des départs en formation par statut, etc.

  • Reporting Commercial

Permet de suivre les ventes, de mesurer le nombre de clients et prospects visités, le nombre de propositions commerciales établies, le taux de transformation en commande, l’évolution du chiffre d’affaires, des marges commerciales, connaitre les classements par produit, par client, par région etc.

  • Décisionnel Financier

Permet de suivre de près la trésorerie, d’analyser les écarts entre le réalisé et le budgété, de disposer de tableaux de synthèse pour la comptabilité, les achats, les ventes et les stocks, calculer les soldes intermédiaires de gestion en temps réel etc.

L’une des difficultés principale est que les données sont souvent éparpillées sur différents logiciels, différents fichiers. Les logiciels de BI ou reporting sont LA SOLUTION, car ils permettent d’agréger les différentes informations de l’entreprise dans un entrepôt de données et mettent à disposition des outils pour interroger ces données….

Pour beaucoup, Excel est l’outil magique.

C’est un outil peu onéreux, puissant et universel, idéal pour créer des tableaux, des graphiques et appuyer des présentations PowerPoint ou PDF. De plus, il peut se plugger à des outils de BI.

On affirme : « Qu’on le veuille ou non, malgré tous les outils de BI les plus esthétiques du monde, 90% des tableaux de bord finissent dans Excel. »

Toutefois, il faut bien l’admettre, Excel comporte de nombreux désavantages :

  1. Il n’y a aucune sécurité des données. «Dans de nombreuses sociétés, les salariés s’envoient des fichiers Excel avec l’intégralité du fichier client, soit leur fonds de commerce. La faille est Majeure. ».
  2. La taille des fichiers. Trop de données injectées et le fichier Excel est trop volumineux pour être envoyé par email et plante régulièrement sur le réseau de l’entreprise.
  3. Excel est très chronophage, car il est manuel.
  4. Les erreurs de saisie ou de formule. « Les fournisseurs de tableur annonce 1 erreur par feuille Excel ». Nous estimons que 35% des tableaux de bords sont erronés.
  5. Pas de travail collaboratif, aucune synergie des besoins : bien souvent chaque service crée sa propre « usine à gaz » produire le même reporting final !
  6. Pas de mobilité, pas d’alertes…

Nous avons la solution

Nous vous proposons un logiciel qui conserve tous les avantages d’Excel sans les inconvénients. Simple à utiliser, nous vous garantissons des données sécurisées et offrons avant tout une très grande autonomie à l’utilisateur final. Ce logiciel permet aux managers opérationnels et dirigeants de construire des tableaux d’analyse dans des environnements bureautiques qu’ils maîtrisent déjà : Excel/ OpenOffice ou un navigateur.

NOS FORCES:

  • Mise en place rapide
  • Autonomie de l’utilisateur final
  • Adaptation à la taille et au secteur de l’entreprise
  • Le coût de mise en œuvre

Notre solution incarne la nouvelle génération des outils d’aide à la décision, qui par son agilité et sa souplesse est capable de répondre à des besoins de court terme et moyen terme, tout en assurant la continuité des tableaux de bords existants.